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黔南州局:破解代理业务资金归集难题

陈丽 林川 袁永忠2010-01-23来源:
    近年来,贵州省黔南布依族苗族自治州邮政局开办了不少代字号业务,发展势头强劲,市场潜力巨大,但随着业务的发展壮大,庞大的业务资金归集管理逐渐成为困扰管理者的问题。为解决全州代理业务资金归集管理问题,黔南州局集中技术力量,开展代收费业务管理平台的研发工作,于2008年11月成立了研发小组,由该局电子商务局、信息技术局牵头,自主研发代收费业务管理平台系统,简化了操作人员在资金扣划、上缴等一系列工作中的烦琐操作,实现对资金归集工作的实时监控,达到了提速、增效的目的。截至2009年年底,黔南州局通过代收费业务管理平台系统,归集各类代理业务资金近1.04亿元,网点上缴及时率达99.99%,为即将开展的代收电费、广播电视费营销项目资金管理流程优化奠定了基础。
    明确目标,适应业务发展需要
    自代理业务在全州邮政铺开以来,黔南州局每天需要进行资金归集管理的网点共有127个,日归集资金量约30万元,2009年归集金额近亿元。同时,随着涉及资金越来越多,代理运营商对资金结算工作的及时性、安全性提出了更高要求。
    此前,黔南州局应用传统的手工对账方式,从前台到后台管理都需要专人负责,不仅耗费大量的人力物力,而且各县(市)邮政局业务管理人员还无法实时了解所辖网点及社会代办点的资金上缴情况,存在着较大的管理风险,已不能适应当前代理业务发展的需要。如何才能将操作人员从冗长、繁重的对账工作中摆脱出来,并实现对资金的实时监控,成为亟待解决的难题。黔南州局电子商务局领导多次会同相关人员分析、思索,最终决定依托现代信息技术,在前期运行成功的黔南邮政邮储报表查询系统成熟模式的基础上,进行资金自动化归集的系统开发。
    组织保障,确保系统研发成功
    当黔南州局代理业务局将策划好的系统开发方案向黔南州局领导汇报后,州局领导高度重视,马上成立了由局长聂衍提任组长的研发小组,明确了各部门的职责:代理业务局负责理顺代理项目的账务关系;信息技术局负责在余额查询系统的基础上进行研发,确保系统的技术支撑;稽查部门负责提供日常监控所需要素。
    在项目开发中,研发小组充分考虑代理业务流程的规范性和实用性,从信息录入到明细核对、后台监控都通盘考虑。通过信息技术人员和业务管理人员的多次分析、研发以及一个多月的试运行,终于使开发出的代收费业务管理平台系统实现了设计目标,实现了对资金归集的自动化管理。该系统主要功能包括:查询上日发生的代理业务各类详细数据报表;通过报表形式对TAMC综合平台上代收费数据与商务汇款数据进行比对;以县(市)局为单位,生成商务汇款明细供业务管理人员进行对账勾挑;能够对任一时间段的商务汇款数据进行汇总查询,并可以查询相应明细与网点汇款数据。
    为保证代收费业务管理平台系统在实际工作中得到有效推广应用,黔南州局及时出台《代理业务管理实施细则》等管理办法,确立了以州局计划财务部和电子商务局为资金归集管理部门,州局监督保障部主要负责日常监督检查,明确了各管理机构的分工和职责,并由计划财务部和电子商务局负责开展代收费业务管理平台系统业务培训,确保系统效能得到充分应用。
    职责细化,引导资金归集规范化
    代收费业务管理平台系统的研发成功,规范了代收资金财务管理流程,每笔资金划转均按照财务内控制度要求设立分级授权审批流程,系统对各操作岗位分工明确、职责清楚,各层之间相互监督制约,日常账款核对工作仅由后台的黔南州局电子商务局记账员和对账员就可完成。各县(市)局代理业务管理人员根据系统权限设置,按日统计代收费网点资金归集报表,督促所辖网点按时上缴代收费资金,确保代理业务资金归集的及时和足额划款。
    使用代收费业务管理平台系统后,黔南州局电子商务局把原来每天需要专人至少半天时间才能完成的对账、报表填写等账务处理工作,缩短到只需30分钟左右。各县(市)局业务管理人员每天通过系统,能实时了解所辖网点代收费资金上缴情况。各县(市)局负责人和视察员、稽查员也能通过系统,轻松掌握网点代收资金的上缴情况,对自营网点和社会代办点存在的问题做到及时监控、及时处理,最大限度地实现了电子商务资金对账自动化,降低了出错率,使代理业务资金归集管理工作更加科学、高效。